چه چیزهایی اطلاعات مغازه را تهدید می‌کند؟
هر طلافروشی برای گاوصندوق، دوربین و بیمه فکر کرده است، اما کمتر کسی همین قدر برای اطلاعات مغازه برنامه دارد. کمی فکر کنید: اگر همین فردا هارد کامپیوتر خراب شود، چه چیزی از دست می‌رود؟ مانده حساب مشتریان، طلب و بدهی همکاران، سوابق فاکتور و موجودی. بعضی از این اعداد را هیچ جای دیگری ندارید. این مقاله ترساندن نیست؛ یک چک‌لیست ساده است تا بدانید در چنین روزی چقدر آماده‌اید.
خرابی ناگهانی هارد یا سیستم
نوسان برق و خاموشی‌های پی‌درپی
ویروس و باج‌افزار
سرقت کامپیوتر یا لپ‌تاپ مغازه
آتش‌سوزی و آب‌گرفتگی
حذف اشتباهی توسط یکی از کارکنان
بسیاری از این اتفاق‌ها هشدار قبلی ندارند. به همین دلیل پشتیبان‌گیری باید قبل از مشکل انجام شده باشد، نه بعد از آن.
پشتیبان خوب سه ویژگی دارد
منظم است، خارج از مغازه نگهداری می‌شود و بازیابی‌اش آزمایش شده است. اگر یکی از این سه ویژگی نباشد، احتمالاً در روز مبادا به آن نسخه نمی‌توانید تکیه کنید.
منظم بودن: به حافظه آدم‌ها تکیه نکنید
پشتیبان‌گیری دستی معمولاً چند هفته اول خوب پیش می‌رود و بعد در شلوغی فراموش می‌شود. مشکل اینجاست که معمولاً کسی متوجه این فراموشی نمی‌شود تا روزی که به آن نسخه نیاز پیدا کند. هر کاری که به یادآوری یک نفر وابسته باشد، دیر یا زود جا می‌ماند. بنابراین تا جایی که می‌شود، این کار باید خودکار باشد و بدون نیاز به دخالت فروشنده یا حسابدار انجام شود.
نسخه خارج از مغازه: فلش کنار کامپیوتر کافی نیست
اگر نسخه پشتیبان روی همان کامپیوتر یا روی فلشی باشد که کنار آن در کشو است، در برابر خرابی هارد کمی کمک می‌کند، ولی در برابر سرقت، آتش‌سوزی یا باج‌افزار نه. یک نسخه باید جایی بیرون از مغازه قرار داشته باشد. اگر فلش یا هارد اکسترنال نگه می‌دارید، آن را با رمز محافظت کنید، چون اطلاعات مالی مشتریان شما نباید به دست دیگران برسد.
آزمایش بازیابی: بخشی که همه جا می‌اندازند
پشتیبانی که هرگز بازیابی نشده، فقط یک امید است. گاهی فایل ناقص است، نسخه‌اش قدیمی است یا کسی نمی‌داند چطور باید برگردانده شود. هر چند وقت یک بار از شرکت نرم‌افزاری یا فرد فنی خود بخواهید نشان دهد بازیابی چطور انجام می‌شود و چه مدت طول می‌کشد. با چند سؤال ساده می‌توانید وضعیت را بسنجید:
آخرین نسخه پشتیبان مربوط به چه زمانی است؟
اگر سیستم امروز از کار بیفتد، چقدر طول می‌کشد مغازه دوباره کار کند؟
چه کسی برای بازیابی مسئول است؟
از آخرین پشتیبان تا لحظه خرابی، چه اطلاعاتی ممکن است از دست برود؟
دسترسی کارکنان را هم محدود کنید
حفاظت از اطلاعات فقط پشتیبان‌گیری نیست. هر فروشنده باید حساب کاربری جداگانه با دسترسی متناسب با کارش داشته باشد. لازم نیست همه بتوانند فاکتور را حذف کنند یا مانده حساب را ویرایش کنند. استفاده مشترک از یک رمز، هم خطا را بیشتر می‌کند و هم پیدا کردن مسئول هر تغییر را ناممکن می‌سازد. وقتی همکاری با کسی تمام می‌شود، دسترسی او را هم فوراً ببندید.
چند عادت ساده برای هر روز
کامپیوتر مغازه را برای وب‌گردی و نصب برنامه‌های متفرقه استفاده نکنید.
رمزهای حدس‌زدنی مثل شماره مغازه را تغییر دهید.
سیستم‌عامل و آنتی‌ویروس را به‌روز نگه دارید.
برای کامپیوتر اصلی محافظ برق یا یو‌پی‌اس بگذارید.
فایل‌های ناشناس را که از واتساپ یا تلگرام می‌رسد باز نکنید.
یک برنامه کوتاه برای روز مبادا
روی یک برگه بنویسید اگر سیستم از کار افتاد، اول با چه کسی تماس بگیرید، فروش را تا برگشت سیستم چطور ثبت کنید و این برگه‌ها بعداً چگونه وارد سیستم شوند. داشتن این برنامه چند خطی، جلوی تصمیم‌های عجولانه در یک روز پراسترس را می‌گیرد.
در cando پشتیبان‌گیری خودکار بخشی از سرویس است تا امنیت اطلاعات مغازه به یادآوری شما وابسته نباشد. می‌توانید با نسخه آزمایشی رایگان روی همه بسته‌ها مجموعه را امتحان کنید و اطلاعات قبلی را هم از نرم‌افزارهای رایج منتقل کنید. برای شروع به cando.cam سر بزنید.