همه اطلاعات ارزش یکسانی ندارند. پیش از شروع، یک فهرست ساده بنویسید
بزرگ‌ترین مانع عوض کردن نرم‌افزار در طلافروشی معمولاً خود نرم‌افزار نیست؛ ترس از جا ماندن اطلاعات است. سال‌ها حساب مشتری، مانده طلب و بدهی، سوابق فاکتور و موجودی در سیستم قبلی جمع شده و هیچ طلافروشی حاضر نیست حتی یک رقم از آن‌ها را از دست بدهد. این ترس کاملاً منطقی است، اما دلیل خوبی برای ماندن کنار سیستمی که جواب نمی‌دهد نیست. انتقال اطلاعات اگر با برنامه انجام شود، کاری کنترل‌شده است و نه یک ریس
قبل از هر چیز، بدانید چه چیزی را باید منتقل کنید
همه اطلاعات ارزش یکسانی ندارند. پیش از شروع، یک فهرست ساده بنویسید و مشخص کنید کدام داده برای کار روزانه ضروری است و کدام فقط برای مراجعه در آینده لازم می‌شود. برای بیشتر مغازه‌ها این موارد در اولویت هستند:
فهرست مشتریان و شماره تماس آن‌ها
مانده حساب هر مشتری، چه به ریال و چه به طلا
موجودی فعلی کالا با وزن، عیار و اجرت
حساب همکاران، بنکداران و سازندگان
سوابق فاکتورهای گذشته
یک نسخه کامل از اطلاعات فعلی بگیرید
اولین قدم عملی، گرفتن خروجی کامل از سیستم قبلی است. این نسخه را جایی جدا از کامپیوتر اصلی مغازه نگه دارید. حتی اگر تصمیم دارید نرم‌افزار قدیمی را تا مدتی کنار سیستم جدید نگه دارید، باز هم این کار را انجام دهید. اگر از دفتر کاغذی یا فایل اکسل استفاده می‌کنید، زمان کافی برای مرتب کردن اطلاعات بگذارید، چون داده نامرتب در سیستم جدید هم نامرتب می‌ماند.
زمان مناسب را انتخاب کنید
وسط شلوغی فروش، نزدیک مناسبت‌ها یا روزهایی که بازار پرنوسان است، زمان خوبی برای جابه‌جایی سیستم نیست. روزی را انتخاب کنید که مغازه خلوت‌تر است و خودتان یا فرد مورد اعتمادتان وقت کافی برای بررسی دارید. بهتر است مانده حساب‌ها را در یک نقطه مشخص ببندید تا معلوم باشد انتقال تا کجا انجام شده و فاکتورهای بعد از آن در کدام سیستم ثبت می‌شوند.
بعد از انتقال، حتماً تطبیق بدهید
مهم‌ترین مرحله همین است و نباید از آن رد شد. انتقال وقتی تمام شده که اعداد سیستم جدید با سیستم قبلی بخواند. چند کنترل ساده اما مهم انجام دهید:
جمع وزن موجودی را در هر دو سیستم مقایسه کنید.
مانده حساب چند مشتری پرتراکنش را یکی‌یکی چک کنید.
جمع کل طلب‌ها و بدهی‌ها را کنار هم بگذارید.
چند کالا را به‌صورت تصادفی انتخاب کنید و مشخصاتشان را با کالای واقعی بسنجید.
یک فاکتور آزمایشی صادر کنید و محاسبه اجرت و مالیات را ببینید.
اگر اختلافی پیدا شد، همان موقع علتش را پیدا کنید. اختلاف کوچکی که امروز نادیده گرفته شود، چند ماه بعد پیدا کردنش بسیار سخت‌تر است.
مدتی هر دو سیستم را در دسترس نگه دارید
سیستم قدیمی را بلافاصله حذف نکنید. لازم نیست فاکتورها را در هر دو جا ثبت کنید، اما بهتر است مدتی برای مراجعه به سوابق در دسترس باشد. گاهی مشتری درباره خریدی قدیمی می‌پرسد یا شما می‌خواهید عددی را دوباره بررسی کنید و این نسخه خیالتان را راحت می‌کند.
فروشنده‌ها را فراموش نکنید
نرم‌افزار جدید را کسانی استفاده می‌کنند که پشت ویترین ایستاده‌اند. قبل از روز جابه‌جایی چند فاکتور تمرینی با آن‌ها بزنید تا صدور فاکتور، جستجوی مشتری و ثبت کالا برایشان عادی شود. یک برگه کوچک از کارهای پرتکرار هم کنار سیستم بگذارید. این کار ساده جلوی بسیاری از اشتباه‌های روزهای اول را می‌گیرد.
چند سوال که باید از شرکت نرم‌افزاری بپرسید
از نرم‌افزار فعلی من انتقال اطلاعات انجام می‌دهید؟
چه داده‌هایی منتقل می‌شوند و چه داده‌هایی نه؟
بعد از انتقال، چه کسی کنار من اعداد را بررسی می‌کند؟
امکان آزمایش نرم‌افزار قبل از خرید وجود دارد؟
پشتیبان‌گیری از اطلاعات چطور انجام می‌شود؟
cando مجموعه نرم‌افزار طلا و جواهر با ۸ سال تجربه و بیش از ۱۲۰۰ طلافروش فعال است؛ انتقال اطلاعات از نرم‌افزارهای رایج، پشتیبان‌گیری خودکار و نسخه آزمایشی رایگان روی همه بسته‌ها یعنی می‌توانید پیش از هر تصمیمی، سیستم را با خیال راحت امتحان کنید. برای شروع آزمایش رایگان به cando.cam سر بزنید.