چرا موجودی‌گیری دستی خسته‌کننده است؟
در بیشتر کسب‌وکارها، اختلاف کوچک انبار یک خطای قابل‌چشم‌پوشی است. در طلافروشی این‌طور نیست. هر قطعه ارزش بالایی دارد، اندازه‌اش کوچک است، از ویترین به امانی و از امانی به دست مشتری می‌رود و گاهی بین چند فروشنده جابه‌جا می‌شود. به همین دلیل کنترل موجودی در مغازه طلا باید دقیق‌تر از هر جای دیگری باشد. بارکد ابزار ساده‌ای است که این دقت را ممکن می‌کند، به شرطی که درست از آن استفاده شود
وقتی هر قطعه با دست وزن و در دفتر پیدا می‌شود، شمارش ساعت‌ها طول می‌کشد و معمولاً به بعد از ساعت کاری می‌افتد. نتیجه این است که موجودی‌گیری کمتر انجام می‌شود و اگر هم اختلافی پیدا شود، معلوم نیست از کی شروع شده است. شباهت قطعات هم کار را سخت‌تر می‌کند: دو انگشتر با طرح نزدیک و وزن متفاوت، به‌راحتی در ثبت دستی با هم اشتباه می‌شوند.
هر قطعه، یک شناسنامه
پایه کار این است که هر قطعه یک کد یکتا داشته باشد و این کد به مشخصات کامل آن وصل شود. برای هر قطعه این اطلاعات را ثبت کنید:
نوع کالا و دسته آن، مثل انگشتر، گردنبند یا دستبند
وزن دقیق
عیار
اجرت
سازنده یا تأمین‌کننده
اگر لازم است، وزن یا مشخصات سنگ
وقتی این شناسنامه یک بار درست ساخته شود، هنگام فروش فقط بارکد خوانده می‌شود و خطای تایپ یا اشتباه گرفتن قطعات به حداقل می‌رسد.
قدم‌به‌قدم راه‌اندازی بارکد
ابتدا دسته‌بندی کالاها را مشخص کنید تا بعداً جستجو و گزارش‌گیری آسان باشد.
تمام موجودی را یک بار با دقت وزن و ثبت کنید. این همان نقطه شروع شماست.
برای هر قطعه برچسب چاپ کنید. برچسب باید ریز و بادوام باشد و به ظاهر قطعه آسیب نزند.
از همان روز، هر خرید و فروش را فقط از طریق بارکد ثبت کنید.
برای کالای تازه‌رسیده قانون بگذارید: هیچ قطعه‌ای بدون برچسب وارد ویترین نشود.
راه‌اندازی اولیه کمی زمان می‌برد، پس آن را در روزهای خلوت‌تر انجام دهید. می‌توانید دسته‌به‌دسته جلو بروید تا کار مغازه متوقف نشود.
روال موجودی‌گیری را منظم کنید
وقتی همه قطعات بارکد دارند، لازم نیست منتظر یک شمارش بزرگ و طاقت‌فرسا بمانید. می‌توانید هر روز یا هر هفته یک دسته را کنترل کنید: مثلاً امروز انگشترها و فردا گردنبندها. به این ترتیب کل موجودی به‌صورت چرخشی بررسی می‌شود و اگر اختلافی پیش بیاید، خیلی زود دیده می‌شود. هرچه فاصله بین خطا و کشف آن کمتر باشد، پیدا کردن علتش ساده‌تر است.
جابه‌جایی‌ها را هم ثبت کنید
بسیاری از اختلاف‌های موجودی نتیجه فروش نیست، بلکه نتیجه جابه‌جایی ثبت‌نشده است. قطعه‌ای که برای تعمیر رفته، کالایی که امانی نزد همکار است یا جنسی که برای نشان دادن به مشتری از ویترین بیرون آمده، باید وضعیت مشخص داشته باشد. اگر چند شعبه یا چند ویترین دارید، این موضوع اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.
اگر اختلاف پیدا شد چه کنیم؟
اول فاکتورهای همان بازه را با حرکت کالا مقایسه کنید.
سراغ کالاهای امانی و تعمیری بروید.
بررسی کنید قطعه‌ای بدون برچسب فروخته نشده باشد.
علت را یادداشت کنید تا همان خطا تکرار نشود.
نتیجه‌ای که در گزارش‌ها می‌بینید
فایده انبار منظم فقط پیدا کردن اختلاف نیست. وقتی داده دقیق باشد می‌فهمید کدام دسته سریع‌تر فروش می‌رود، کدام قطعات مدت‌هاست در ویترین مانده‌اند و خرید بعدی را باید روی چه چیزی متمرکز کنید. این همان اطلاعاتی است که با دفتر کاغذی به‌سختی به دست می‌آید.
بخش انبار و بارکد cando در کنار حسابداری طلا کار می‌کند تا موجودی و فاکتورها از هم جدا نباشند؛ انتقال اطلاعات از نرم‌افزارهای رایج هم انجام می‌شود. نسخه آزمایشی رایگان را از cando.cam شروع کنید و ببینید این روال در مغازه شما چطور پیش می‌رود.