سطح دسترسی کارکنان در طلافروشی؛ هر نفر فقط به کار خودش
در یک طلافروشی، اطلاعات مالی، موجودی و فهرست مشتری‌ها همه ارزشمندند. اگر هر کارمند به همه‌ی این‌ها دسترسی داشته باشد، یک اشتباه ساده یا یک تصمیم نادرست می‌تواند خسارت واقعی بسازد. سطح دسترسی یعنی هر نفر فقط همان بخشی را ببیند و تغییر بدهد که برای کارش لازم است.
یک اصل ساده
پیش‌فرض را «بدون دسترسی» بگذارید و فقط چیزی را اضافه کنید که کار روزانه‌ی آن شخص لازم دارد. اضافه کردن دسترسی بعداً آسان است، اما جبران اطلاعاتی که لو رفته یا حذف شده، آسان نیست.
یک نمونه‌ی تقسیم نقش‌ها
مدیر یا مالک: دسترسی کامل به گزارش‌ها، تنظیمات و کاربران.
حسابدار: ثبت و ویرایش اسناد مالی و گزارش‌ها، بدون تغییر تنظیمات سیستم.
فروشنده: ثبت فاکتور و دیدن موجودی لازم برای فروش، بدون دیدن سود و حساب‌های دیگران.
انباردار: ثبت ورود و خروج کالا و موجودی‌گیری، بدون دسترسی به حساب‌های مالی.
چند عادت که خطر را کم می‌کند
برای هر نفر یک حساب جدا بسازید. حساب مشترک ردپا را از بین می‌برد.
وقتی کارمندی تغییر نقش می‌دهد، دسترسی‌هایش را همان روز به‌روز کنید.
هنگام خروج یک همکار، همان روز حسابش را ببندید.
اختیار حذف و تغییر اسناد مالی را به کمترین تعداد نفر بدهید.
هر چند ماه یک‌بار فهرست کاربران و دسترسی‌هایشان را مرور کنید.
این روش به معنی بی‌اعتمادی به همکاران نیست. مثل قفل کردن گاوصندوق است: برای حفظ اعتماد، نه برای نبودن آن. وقتی هر کس دسترسی مشخص دارد، اگر اتفاقی افتاد، سریع‌تر معلوم می‌شود از کجا بوده است.
در نرم‌افزارهای کندو، دسترسی کاربران بر اساس نقش تعریف می‌شود. برای دیدن مجموعه‌ی کامل، اکوسیستم کندو را ببینید.